Marckwort Oy

Vaikuttaako vuorovaikutustyylimme myös sähköpostiviestintäämme?

Olet ehkä kuullut joskus DISC-mallista ja vuorovaikutustyyleistä. DISC-mallissa vuorovaikutustyylejä on neljä: Punainen käynnistäjä, keltainen innostaja, vihreä rakentaja ja sininen suunnittelija.

Jokaisella ”värillä” on oma tapansa toimia vuorovaikutustilanteissa.

Tohtori Fairlie Firari on tutkimuksessaan selvittänyt, onko vuorovaikutustyylillä vaikutusta tapaan kirjoittaa sähköpostiviestejä.

Tutkimuksessa tietokoneanalyysilla tutkittiin osallistujien sähköpostiviestejä ja tekoäly päätteli viestien perusteella kirjoittajien vuorovaikutustyylin. Tätä tulosta verrattiin sitten osallistujien tulokseen varsinaisessa vuorovaikutustyylitestissä.

Tekoäly osasi tunnistaa häkellyttävällä tarkkuudella osallistujien vuorovaikutustyylin.

Miten vuorovaikutustyyli vaikuttaa sähköpostiviestintään?

Käynnistäjät

  • Käynnistäjät eivät juurikaan käytä kohteliaisuuksia viestissään ja menevät suoraan asiaan. Heidän tapansa kirjoittaa on sävyltään usein käskevä, ei niinkään kysyvä tai ehdottava.
  • Kirjoita käynnistäjille viestejä, jotka alkavat johtopäätöksillä. Keskity asioiden vaikutuksiin ja seurauksiin, älä niinkään ihmisiin ja tunteisiin.

Innostajat

  • Innostajat kirjoittavat sekavahkoja sähköposteja, joissa käsitellään useita aiheita yhden otsikon alla. Heidän viestinsä ovat välillä tarpeettoman monisanaisia ja sisältävät hymiöitä ja huutomerkkejä. Innostajien viesteissä on useimmiten ystävälliset aloitukset ja lopetukset.
  • Kirjoita innostajille suoria, mutta ystävällisiä viestejä. Käytä visuaalisia ja energisiä sanoja.

Rakentajat

  • Rakentajat käyttävät innostajien tapaan ystävällisiä aloituksia ja lopetuksia. Rakentaja monesti vastaavat kysymyksiin kysymyksellä.
  • Kirjoita rakentajille ystävällisiä viestejä ja ehdota käskemisen sijaan. Tuo myös esille, kuinka arvostat hänen panostaan ja vaivannäköään.

Suunnittelijat

  • Suunnittelijat saattavat olla hitaita vastaamaan ja kysyvät yleensä tarkennuksia sekä lisätietoa. Suunnittelijat eivät juurikaan satsaa kohteliaisuuksiin viesteissään ja keskittyvät faktoihin sekä yksityiskohtiin.
  • Kirjoita suunnittelijoille yksiselitteisiä viestejä ja vältä ympäripyöreitä sanoja. Taustoita ensin ja esitä vasta sitten ehdotuksesi/johtopäätöksesi.

Lähteet:

Firari, F. (2007), Email in style: Improving corporate email communications with employees at remote locations: A quantitative study. ProQuest Dissertations and Theses

Kruger & Epley (2005), Egocentrism over E-Mail: Can We Communicate as Well as We Think? Journal of Personality and Social Psyvhology Vol 89, No. 6, 925-936.

Onnistuneen vuorovaikutuksen avain on havainnointi ja mukautuminen. Kun tiedostat oman vuorovaikutustyylisi ja osaat tunnistaa muiden, niin kykenet mukauttamaan tapaasi viestiä toimivaksi kuhunkin tilanteeseen. Tästä taidosta on hyötyä kollegoiden kanssa, asiakaspalvelussa, myyntityössä ja tietysti myös ihan arkielämässä.