Blogi: Miten teen hyvän PowerPointin, joka tukee esitystäni?

Oi ei! Mielenkiintoinen aihe ja odotin esitystä innolla, mutta … taas yksi tilaisuus, jossa PowerPoint dioissa on paljon tekstiä, jonka esiintyjä lukee läpi. Tylsistyn ja ajatukset lähtevät nopeasti lentämään muualle. Kuulostaako tutulta?

Esiintyjä tai kouluttaja saattaa valmistella aihetta ja sisältöä hyvinkin pitkään, ja laittaa kaikki asiat ja ajatukset bullet-listana PowerPoint dioille. PowerPointin diapohjakin ohjaa esiintyjää tekemään niin – onhan siinä yleensä valmiiksi paikka otsikolle ja sen jälkeen listamaiselle asian esittelylle. Näinhän muutkin tekevät ja näin myös aineistoa on helppo jakaa osallistujille jälkeenpäin. Mutta voisiko PowerPoint esityksen tehdä myös toisin?

Miksi hyviä PowerPoint esityksiä on niin vähän ja huonoja paljon?

Kouluttaja- ja esiintymistaitokoulutuksissa, joita koulutan eri firmoissa, osallistujat pitävät harjoitusesityksiä. Olen nähnyt tuhansia PowerPoint esityksiä ja huomannut yleisimmät perusvirheet. Myös paljon hyvää on ollut. Haasteena monilla asiantuntijoilla on ajankäyttö ja valmiit vanhat mallit, joiden päälle diat rakennetaan. Sisällön tuottaminen vie yleensä enimmän valmisteluajan eikä PowerPointin hiomiselle enää jää aikaa. Osaamista ei välttämättä ole riittävästi PowerPointien hiomiselle, ja monessa organisaatiossa on myös voinut tulla tavaksi tehdä samanlaisia dioja tietyllä totutulla mallilla.

Mikä useimmissa PowerPointeissa on pielessä?

Yleisin virhe on, että dioissa on liikaa tekstiä ja kokonaisia lauseita, joita esiintyjä lukee läpi. Teksti on liian pientä, taulukoita voi olla useita yhdellä dialla, eikä niiden teksteistä saa selvää. Diaesitys on usein sekava ja täyteen ahdettu, eikä kuulija tiedä missä kohtaa esitys on menossa ja mitä lukea tai katsoa dioista. Esityksissä ei myöskään ole tarpeeksi vaihtelua, värejä, havainnollistavia kuvia tai esimerkkejä. Suurin virhe on, että usein PowerPoint on tehty esiintyjän omaksi muistilistaksi, joka jaetaan kuulijoille jälkeenpäin sellaisenaan. Sen sijaan esityksessä tulisi olla kaksi eri materiaalia:

• Esitettävä materiaali, joka kannattaa tehdä niin, että se tukee puhetta.

• Jaettava materiaali, josta voi saada lisäinformaatiota lukemalla.

Tavoitteet näillä kahdella materiaalilla ovat hyvin erilaiset, ja hyvin harvoin samaa materiaalia on järkevää käyttää esityksessä kumpaankin tarkoitukseen.

Miltä PowerPointin tulisi näyttää?

Mukavaa on tietenkin, jos PowerPoint on myös visuaalisesti toimiva ja värimaailmaltaan harmoninen.

Katsomme mielellämme kuvia. Jos dioissa on sopivasti vaihtelua ja välillä vaikka koko tausta on kuva, jonka päällä on otsikko tai kysymys, herättää se kuulijan mielenkiinnon ja auttaa seuraamaan esitystä.

En itsekään ole taiteellisesti mitenkään lahjakas tai taitava. Olisi mukava saada vielä lisää osaamista PowerPointien visuaalisuudesta, väreistä, asetteluista ja vaikuttavuudesta. On hyvä muistaa, että täydellisyyteen ei tarvitse pyrkiä. Kun aloittaa ensin alla lueteltujen perusasioiden kehittämisestä ja siirtyy sen jälkeen visuaalisen puolen hiomiseen, pääsee jo hyvään alkuun oman esityksen toimivuudessa. Monessa organisaatiossa on myös viestintäosasto, josta voi tarvittaessa saada apua visuaalisen puolen hiomiseen.

Näin voit helposti kehittää PowerPoint-esityksiäsi. Esitä itsellesi nämä 10 tärkeää kysymystä.

• Olisiko esitys parempi ilman (tylsää) PowerPointia
• Onko pääasiallinen fokus sinussa ja puheessa ja PowerPoint tukee viestiäsi
• Oletko tehnyt materiaalin sillä ajatuksella, että se selkeyttää puhuttua viestiäsi (jaettava materiaali voi olla eri materiaali)
• Esitätkö dioissa olennaiset pääkohdat lyhyesti – ei lauseita
• Onko tekstin fonttikoko riittävän iso, jotta sitä on helppo lukea
• Voisitko karsia joitain kohtia pois, tai siirtää osan asioista useammalle dialle
• Onko taulukoissa korostettu olennaisia kohtia väreillä, bokseilla, zoomauksella tai muulla tavalla
• Tietääkö kuulija esityksen aikana, mitä kohtaa diasta katsoa ja missä kohdassa esitys on menossa
• Onko dioissasi vaihtelua, kuvia, värejä, …
• Käytätkö animaatioita toimivalla tavalla, selkeyden ja seuraamisen helpottamiseksi

Mistä kannattaa aloittaa? Opettele PowerPointin pikatoiminnot.

Suosittelen hiomaan PowerPointia yhdessä jonkun kanssa, joka on tehnyt PowerPointeja enemmän. Kun saat laadittua hyvän pohjan, voit kopioida siitä seuraaviin esityksiin ideoita tai dioja ja pääset jatkossa helpommalla.

Uskalla uusiutua ja kokeile rohkeasti.

Olen huomannut, että monet tekevät turhaa työtä, kun PowerPointin perusasiat ja pikatoiminnot eivät ole hallussa. Hallitsemalla eri toiminnot pääset helpommalla, kun tiedät miten voit tehdä nopeammin paremmin toimivan dian. Jo muutamalla helpolla niksillä voit muuttaa nopeasti listamaiset esitykset visuaalisemmiksi ja osallistujaystävällisiksi.

Kirjoittaja:

Selene Marckwort, FM, NLP Master Trainer, Certified Business Coach. Selene on pääkouluttajamme. Hän on erittäin kokenut ja pidetty kouluttaja, jolla on yli 30 vuoden koulutuskokemus Selene on kouluttanut lukuisia asiantuntijakouluttaja eri alojen organisaatiossa.  Selene on kirjoittanut kouluttajille ja esiintyjille ’Kehitä esiintymistaitoja’ -kirjan.

Jos haluat päästä nopeasti alkuun, voit myös osallistua koulutukseen, jossa saat helppoja vinkkejä asiantuntijalta ja kehityt nopeasti.

Oletko kiinnostunut koulutuksesta? Tutustu ’Toteuta toimivat PowerPoint esitykset’ koulutukseen.